Cách sử dụng điện thoại How to use a telephone

Giao tiếp qua điện thoại là điều đầu tiên trong kết nối, liên lạc giữa hầu hết các chuyên gia và nó là một cơ hội cho bạn xây dựng một ấn tượng tốt.
Dưới đây là những mẹo để có những cuộc giao tiếp tốt trên điện thoại.

Chất lượng giọng nói
Con người ta có thể nhanh chóng có những nhận xét về bối cảnh, giáo dục và tính cách của bạn dựa vào giọng nói. Hãy nói một cách rõ ràng, chính xác và tự tin.

Cách trả lời một cuộc điện thoại
Việc mọi người biết người mà họ đang nói chuyện là ai là một điều quan trọng. Do đó, khi bạn trả lời một cuộc điện thoại, bạn cần nói ra bạn là ai.
Ví dụ :
‘Hello, this is Michelle Cheung.’ ( Xin chào, tôi là Michelle Cheung)
 ‘Michelle Cheung speaking. May I help you?’ ( Michelle Cheung đang trả lời. Tôi có thể giúp gì cho bạn?)

Gọi điện thoại
Bạn nên chuẩn bị trước khi bạn gọi điện thoại cho ai đó. Trước khi bạn gọi điện, bạn nên biết người bạn đang gọi là ai và thời gian thích hợp nhất để gọi điện cho người đó. Bạn cũng nên biết lí do tại sao bạn gọi điện. Hãy tập luyện trước và cần biết chính xác bạn cần nói những gì. Khi gọi điện, ngay lập tức nói bạn là ai, tên tổ chức của bạn và mục đích bạn gọi điện.
Ví dụ
‘Hello, my name is Michelle Cheung from Wing Shing Company, may I speak to Ms Fu, please?’ ( Xin chào, tôi là Michelle Cheung đến từ công ty Wing Shing. Tôi có thể nói chuyện với bà Fu được không?)
 ‘Hello, this is Michelle Cheung from Wing Shing Company, and I’m calling about the workshop on Monday. I was wondering if I could get some more information, please." ( Xin chào, tôi là Michelle Cheung đến từ công ty Wing Shing và tôi gọi điện để nói về buổi hội thảo vào thứ Hai. Tôi rất muốn biết liệu tôi có thể biết thêm một số thông tin được không)

Ghi lại lời nhắn
Khi ghi lại lời nhắn, hãy chắc chắn bạn có được thông tin chi tiết về tên và số điện thoại liên lạc của người gọi, thêm vào cả ngày tháng và thời gian của cuộc gọi. Hãy xác nhận lại những thông tin chi tiết đó với người gọi nhé.
Ví dụ:
Can I take a message? May I help you? Natalie Jones is not in today. 
Can I take a message? I’m sorry, I didn’t catch your name.


Chuyển cuộc gọi
Hãy lịch sự đề nghị người gọi giữ máy trong khi chuyển cuộc gọi. Nếu người gọi đã giữ máy 30 giây, hãy đảm bảo với họ bạn vẫn đang cố nối máy.
Ví dụ
One moment, please.
 Hold the line, please.
 I’m putting you through.


Thời gian gọi điện và sự khác biệt về thời gian
Mặc dù hầu hết các cuộc gọi đều vào giờ hành chính nhưng nếu bạn cần gọi ngoài giờ hành chính, hãy thật lịch sự và gọi trong khoảng 7 giờ sáng đến 9 giờ tối. Đối với những cuộc gọi trong nước và quốc tế, bạn cần phải kiểm tra sự chênh lệch về múi giờ, thời gian.
Bạn sẽ không nên gọi cho ai đó ở nước ngoài vào 3 giờ chiều đối với bạn nhưng bên họ lại là 2 giờ sáng. Bạn có thể tìm ra sự khác biệt này bằng cách gọi 10013. Hãy cố không gọi cuộc điện thoại về kinh doanh vào thời gian đóng cửa của họ bởi vì, sau cả một ngày dài, mọi người sẽ không muốn ở lại nơi làm việc để trả lời điện thoại. 

Bắt đầu và kết thúc một cuộc gọi
Đừng bắt đầu hay kết thúc cuộc gọi một cách quá đột ngột. Bạn nên để điện thoại đổ chuông ít nhất 1 lần trước khi trả lời. Điều này giúp người gọi biết là họ đã được kết nối, nhưng tốt nhất là đừng để quá 3 tiếng chuông. Bạn nên để người gọi tắt máy trước.
Khi điện thoại đổ chuông, hãy dừng lại việc bạn đang làm. Giảm âm lượng hoặc tắt mọi thứ có thể gây ra tiếng ồn. Nếu bạn đang ăn, hãy nuốt hết thức ăn trước khi trả lời điện thoại. Đừng kiểm tra thư mới hay dùng máy tính trong khi nghe điện thoại. Hãy dành cho người gọi mọi sự tập trung. Hãy chắc chắn rằng bạn có một cái bút và mẩu giấy trong tầm tay phòng trường hợp bạn cần viết thông tin nào đó.

Giọng điệu chuẩn
Hãy lịch sự và luôn mỉm cười khi bạn trả lời điện thoại. Điều này sẽ ảnh hưởng đến giọng điệu của bạn và người kia chỉ biết giọng điệu của bạn để đánh giá bạn. Hãy nhớ rằng nó không phải là bạn nói cái gì mà là bạn nói như thế nào. Bạn không nên ngắt lời người còn lại khi họ đang nói. Luôn luôn lắng nghe một cách cẩn thận những gì đang được nói đến trước khi trả lời vì bạn có thể bỏ qua điều gì đó quan trọng nếu bạn cố nói cùng lúc với người kia.
Thậm chí những cử chỉ và môi trường vật lý của bạn cũng có thể ảnh hưởng đến cách bạn nói trên điện thoại. Do đó, hãy ngồi xuống và nghe điện thoại một cách nghiêm túc trong một môi trường yên tĩnh.
Đừng lãng phí thời gian của người còn lại. Khi gọi điện cho ai đó. đừng nói bạn cần "một chút thời gian của họ" và rồi để họ giữ máy trong 30 phút. Hãy giữ cho cuộc gọi của bạn ngắn gọn và nếu chúng có dài hơn, hãy thành thật và kiểm tra xem họ có thời gian nói chuyện hay không. Nếu không, bạn hãy gọi vào lúc khác.
Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi " Have I caught you at a good time?" ( Tôi có đang gọi cho bạn đúng lúc không?)
Nếu đó không phải là thời gian thích hợp cho họ để nói chuyện, bạn có thể sắp xếp để gọi họ lúc khác, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ gọi cho họ vào thời điểm đó.

Thư thoại
Hãy chắc chắn rằng tin nhắn thư thoại của bạn luôn được làm mới. Nếu bạn đang đi nghỉ dưỡng, hãy tạo một tin nhắn mới. Tin nhắn của bạn cần bao gồm tên, lời mời để lại tin nhắn và sự đảm bảo rằng bạn sẽ gọi lại
Ví dụ:
 
‘Hello, you’ve reached the voice mail of Helen Chan. I’m not at my desk right now, but if you’d like to leave a message, then please do, and I’ll get back to you as soon as possible. Thank you.’
( Xin chào, bạn đang nghe thư thoại của Helen Chan. Tôi đang không ở đây ngay lúc này nhưng nếu bạn muốn để lại lời nhắn, hãy cứ nhắn lại và tôi sẽ hồi đáp bạn nhanh nhất có thể. Xin cảm ơn)
Nếu ai đó để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của bạn, bạn nên gọi lại cho người đó nhanh nhất có thể.
Dưới đây là một số cách diễn đạt lịch sự khi bạn trò chuyện điện thoại:

“He is out.”  (Anh ấy đang ở ngoài) -> Bạn nên nói:
He is not in the office at the moment. Would you like to leave a message on his voicemail?’
Anh ấy không ở văn phòng lúc này. Bạn có muốn để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của anh ấy không?

“She is in the toilet.” (Cô ấy đang trong nhà vệ sinh.) -> Bạn nên nói:
“She has stepped out of the office. Would you like to leave a message on her voicemail?
Cô ấy vừa rời văn phòng. Bạn có muốn để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của cô ấy không?

“I don’t know where he is.” (Tôi không biết anh ấy đang ở đâu.) -> Bạn nên nói:
“He has stepped out of the office. Would you like to leave a message on his voicemail?
Anh ấy vừa rời văn phòng. Bạn có muốn để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của anh ấy không?

“She hasn’t come in yet.” (Cô ấy vẫn chưa tới.) -> Bạn nên nói:
'I expect her shortly. Would you like to leave a message on her voicemail?’
Tôi vẫn đang chờ cô ấy. Bạn có muốn để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của cô ấy không?

“He took a day off.” (Anh ấy đang có ngày nghỉ.)-> Bạn nên nói:
‘He is out of the office for the day. Can someone else help you or would you like to leave a message on his voicemail?’
Anh ấy không có trong văn phòng hôm nay. Liệu rằng có ai khác có thể giúp bạn không hay bạn có muốn để lại lời nhắn cho anh ấy không?

‘He doesn’t want to be disturbed.’ (Anh ấy không muốn bị làm phiền.) -> Bạn nên nói:
‘He is unavailable at the moment. Would you like to leave a message on his voicemail?’
Anh ấy không thể trả lời ngay lúc này. Bạn có muốn để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của anh ấy không?

“She is busy.” (Cô ấy đang bận.) -> Bạn nên nói:
‘She is unavailable at the moment. Would you like to leave a message on her voicemail?’
Cô ấy không thể trả lời ngay lúc này. Bạn có muốn để lại lời nhắn trong hộp thư thoại của cô ấy không?


Cách đối phó với một người gọi cáu gắt
1. Hãy để họ nói. Họ có thể nói với bạn tại sao họ tức giận.
2. Lắng nghe. Bạn muốn hiểu lí do thực sự họ tức giận. Bạn có thể ghi chép một chút để có thể xem lại sau đó. Bạn cũng có thể suy nghĩ về điều người đó nghĩ là đáng lẽ nên làm gì với vấn đề đó.
3. Nhận lỗi và cảm thông. Bạn có thể nói " Tôi hiểu sự thất vọng của bạn". Điều này thường sẽ làm người kia bớt tức giận hơn.
4. Bạn có thể nói vấn đề để chắc chắn rằng bạn hoàn toàn hiểu người gọi muốn nói gì, điều này có nghĩa là, bạn diễn đạt vấn đề bằng cách khác.
5. Đưa ra giải pháp. Người gọi sẽ không muốn kết thúc cuộc gọi cho đến khi họ có được cách giải quyết hoặc lời hứa hẹn. Sẽ không phải là một giải pháp tốt khi nói" Tôi sẽ nói quản lý gọi cho bạn sau."
6. Kết thúc với một sự thỏa thuận bằng lời nói. Cố gắng chắc chắn rằng người kia không còn tức giận khi bạn kết thúc cuộc gọi. Hãy hỏi "Does that help?"( Điều đó có giúp được bạn không?) hoặc "Does that solve the problem?" (Điều đó có giải quyết đươc vấn đề không?)

Kết luận
Giao tiếp trên điện thoại là một hình thức khác của giao tiếp mà có thể ảnh hưởng lớn đến cách mọi người đánh giá bạn. Vì vậy hãy nhớ luôn lịch sự và khi bạn có thời gian, hãy luyện tập điều bạn muốn nói để nó nghe thật tự nhiên và tạo nên một ấn tượng tốt về bạn.

Cách diễn đạt trên điện thoại
Can I take a message?
Who's calling, please?
Hold the line, please.
I'll put you through, now.
May I help you?
One moment, please.
Natalia Jone's calling,
I'm sorry. I didn't catch your name.
Would you mind speaking up, please?
Can/May I speak to Ms Smith, please? 
This is Peter Lane from ITC Industries. 
Can I speak to the operator, please?
Could you give me Ms Smith’s number, please?
Can I leave a message for her, please?

Hãy nhớ: khi bạn nói số 0, thường được phát âm là "oh" trong số điện thoại.