Cách viết một bản ghi nhớ trong kinh doanh (How to write a business memorandum)

Một bản ghi nhớ (memorandum) là một trong những phương tiện giao tiếp tại nơi làm việc. Bản ghi nhớ thường là một đoạn văn bản ngắn để ghi nhớ những điều cần thực hiện. Bên cạnh bản ghi nhớ hành động, cũng có bản ghi nhớ cuộc họp. Bản ghi nhớ hiện nay thường được viết dưới dạng tin nhắn email (thư điện tử). Mục đích của bản ghi nhớ chủ yếu là:

  • Giải thích các thủ tục
  • Thông báo những sự thay đổi
  • Đưa ra yêu cầu
  • Thông báo kết quả
  • Tư vấn về các quyết định cần thiết.

Hãy chắc chắn rằng các tài liệu trong bản ghi nhớ không quá nhạy cảm; đôi khi các hình thức giao tiếp tốt nhất là sự tương tác trò chuyện trực tiếp hoặc một cuộc gọi điện thoại. Bản ghi nhớ được sử dụng một cách hiệu quả nhất khi được gửi đến một số lượng nhỏ đến trung bình người để giao tiếp trong công ty cụ thể hoặc nói về mục tiêu công việc cụ thể
 Ví dụ về một biên bản ghi nhớ:
Cityworld Bus Company
MEMORANDUM

To:               All employees
From:          Mark Michaels, General Manager 
Date:           27 August 20XX 
Subject:       Safety record – training workshop 
The company’s safety record has not been good recently and all new drivers will be required to attend a training workshop. 
I am particularly concerned about the accident that occurred last week in Tuen Mun, in which a passenger fell in the bus stairwell. This makes 7 accidents involving passengers falling over in the past 6 months. 
The company has previously had a good safety record. We believe that safety is extremely important and we had been working well towards our safety targets for this year.         
It is important that everyone understands and follows safety procedures. Please remind standing passengers to hold on to the rail and not to stand in the stairwells. New drivers may be less familiar with the safety procedures. The Training Manager will contact all new drivers later this week to organise an additional training workshop on passenger safety. 
Mark Michaels

  1. Để lề 1 inch (2 cm) và dãn dòng giữa các đoạn văn.
  2. Mục đích chính của bản ghi nhớ nên được nêu rõ trong câu đầu tiên.
  3. Các ý trong đoạn văn cần phải liên kết với nhau và theo một trình tự lô-gíc. 
  4. Đoạn văn cuối cùng nên tóm tắt ý chính/ mục đích chính của bản ghi nhớ.

Lập kế hoạch
Mặc dù bản ghi nhớ ngắn nhưng nó vẫn cần phải được lập kế hoạch. Đầu tiên, bản ghi nhớ cần đi thẳng đến vấn đề với những thông tin quan trọng. Hãy chắc chắn rằng bạn viết theo tuần tự và giữ người đọc tập trung.
Thực hiện theo những bước sau:

  1. Quyết định mục đích của bản ghi nhớ
  2. Xác định tất cả các thông tin mà người đọc của bạn sẽ cần
  3. Sắp xếp, tổ chức thông tin theo thứ tự.
  •  Thông tin cơ bản
  • Vấn đề chính
  • Giải thích chi tiết
  • Hành động

Dàn ý:
Trước tiên, hãy kiểm tra nơi làm việc của bạn trong trường hợp nó có các quy ước riêng và trình tự riêng để viết bản ghi nhớ. Các bản ghi nhớ nên dễ đọc, do đó, hãy sử dụng các dấu đầu dòng hoặc dấu hoa để nổi bật ý chính, ý quan trọng nếu cần thiết. Tuy có những bản ghi nhớ có thể cần đến nhiều trang, bản ghi nhớ thường là một trang. Hãy giữ chúng càng ngắn càng tốt. Nếu bản ghi nhớ của bạn quá dài, hãy sử dụng các tiêu đề đậm để người đọc có thể đọc lướt văn bản một cách dễ dàng và nhanh chóng. Sử dụng lề 1 inch (2 cm) xung quanh trong giấy. Hãy bắt đầu tất cả các dòng từ lề trái. Các dòng nên có khoảng cách nhất định trong thân bài của bản ghi nhớ và nên có thêm dòng trống để làm khoảng cách giữa các đoạn. Sử dụng nhiều khoảng trắng hơn để nhấn mạnh thông tin quan trọng. Một bản ghi nhớ cần có những tiêu đề sau đây:
TO:                Hãy chắc chắn rằng bạn đề địa chỉ đúng cho một cá nhân với tên và chức vị trong công việc của người đó. Xác định chung một nhóm bằng vị trí, chức vị. Ví dụ: All Office Staff (tất cả các nhân viên trong văn phòng)
FROM:          Tên và vị trí công việc của người viết.
DATE:            Viết ngày tháng đầy đủ. Ví dụ: 23 November 20XX
SUBJECT:     Hãy thật cụ thể và súc tích. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ xác định chủ đề ngay lập tức và chính xác. Nó nên khiến người đọc chú ý vào mục đích của bản ghi nhớ. Hãy làm nổi bật nó bằng một cách nào đó. Ví dụ như "Computers" là dòng chủ đề, nghĩa là mọi thứ cần làm với máy tính. Bạn có thể dùng: "New laptops available upon request".
  * Đôi khi bạn sẽ thấy "RE:", nghĩa là những vấn đề được đề cập tới, thay cho "SUBJECT".
Cc:                Bạn có thể thêm Cc ( carbon copy- bản sao) phía dưới Subject ( chủ đề) để gửi bản sao của bản ghi nhớ cho người khác một cách gián tiếp. Chỉ sử dụng bản sao khi cần thiết. Chọn người nhận của bản ghi nhớ một cách khôn ngoan. Hãy chắc chẵn rằng mọi người nhận đều cần đọc bản ghi nhớ. Nếu nó là một vấn đề của một người, đừng gửi bảng ghi nhớ cho cả văn phòng.

Nội dung:
Đoạn mở đầu
Bạn không cần bắt đầu với "Dear..." (Thân gửi.../ Kính thưa...)
Đoạn mở đầu cần ngay lập tức nêu ra mục đích của bản ghi nhớ, bối cảnh và vấn đề, nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Điều này giúp làm rõ lí do khán giả nên đọc tài liệu. Cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan về nội dung bản ghi nhớ trước khi bạn đưa ra các chi tiết. Trả lời câu hỏi: Ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Việc giới thiệu nên ngắn gọn- xấp xỉ chiều dài của một đoạn văn ngắn. 
Thân bài
Sử dụng câu chủ đề để bắt đầu mỗi đoạn vì có thể người đọc sẽ không đọc toàn bộ đoạn văn. Bạn có thể dùng một đoạn văn hoặc một vài câu để thiết lập các thông tin cơ bản. Đoạn văn chỉ cần bao gồm những thứ người đọc cần phải biết. Để thiết lập ngữ cảnh, bạn cần dùng câu mở đầu như: "Through market research and analysis...." (Qua việc khảo sát và phân tích thị trường....)
Tiếp đó, nêu ra vấn đề chính. Đưa ra các chi tiết của từng vấn đề. Thêm vào cả những sự thật quan trong như là các số liệu và ngày tháng.
Hành động 
Trừ khi mục đích của bản ghi nhớ chỉ đơn giản là thông báo, còn nếu không bạn nên kết thúc bằng cách nói cho người đọc những hành động mà bạn muốn họ thực hiện. Hãy nêu hành động thật rõ ràng, đưa ra những chi tiết cũng như hạn cuối thực hiện và hãy luôn luôn lịch sự nhé.
Đoạn kết
Kết bài nên là một đoạn tóm tắt tội dung của bản ghi nhớ. Nó giúp người đọc không cần đọc toàn bộ bản ghi nhớ nhưng vẫn tìm ra được những thông tin quan trọng. Bạn có thể viết tên bạn ở phía cuối.
Thông tin đính kèm
Bạn có thể đính kèm tệp tài liệu như là những danh sách, đồ thị, bảng biểu ở phía cuối bản ghi nhớ. Hãy giúp người đọc nhớ tới tệp đính kèm của bạn bằng cách thêm một dòng ghi chú phía dưới đoạn kết.
Ví dụ:  Attached: Team B Study Initial Results, January-March 20XX ( Đính kèm: Bản báo cáo học tập ban đầu của nhóm B, từ tháng 1 đến tháng 3 năm 20XX)