Cách viết một bức thư điện tử kinh doanh (How to write a business email)

Thư điện tử (E-mail) có thể là một phương tiện giao tiếp bằng văn bản nhanh chóng và dễ dàng. Thư điện tử, một khi được tận dụng tốt, có thể khiến mọi người cảm thấy như thể là họ quan trọng. Tuy nhiên, một số cuộc trò chuyện hay giao tiếp thì được truyền đạt tốt nhất bằng lời nói, và một số khác lại yêu cầu sự phản hồi mang tính trang trọng hơn ví dụ như một bức thư kinh doanh. Do đó, trước tiên hãy nghĩ xem liệu thư điện tử có phải là cách đúng đắn để truyền đạt tin nhắn của bạn hay không. 
Việc viết lời hồi đáp cho mọi bức thư điện tử một cách nhanh chóng và lịch sự là điều rất quan trọng. Hãy viết một cách ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm; đừng lãng phí thời gian của người nhận.

Ví dụ cho một bức thư điện tử trang trọng trong kinh doanh
Topic: Calendar delivery and price
Dear Sir,
I read on your web site that you sell calendars and can supply these in large quantities to businesses. I would like to buy 1,000 calendars for next year. Please advise how long it normally takes to deliver calendars and the cut-off date for payment to receive calendars by Christmas. Please also tell me about any special discounts for large orders.
I look forward to your response.
Alex Wong
Sales Manager, Global Network
(852) 2345 6789

  1.  Mở đầu bằng một lời chào.
  2.  Chọn một câu chủ đề làm người đọc muốn đọc thư của bạn. Hãy cho họ biết một số thông tin về chủ đề của bức thư.
  3.  Việc đọc lướt thư điện tử là điều bình thường nên hãy chắc chắn rằng trọng tâm của bức thư của bạn rõ ràng. 
  4.  Hãy thêm tên và thông tin về vị trí công việc cũng như về công ty của bạn nữa nhé.

Ví dụ về một bức thư điện tử thân mật trong kinh doanh (không trang trọng)
Topic: Christmas party attendees
Hi Trudy,
I’m organising the catering for the Christmas party. Could you give me some information, please? Mike Toogood mentioned that there might be 18 attending from your department but he was not too sure about four others. Could you confirm the numbers before Wednesday?
Thanks,
Allison
Allison Michaels
Account Manager, Figure-it Accounting
(852) 2222 3333

  1. Mở đầu bằng một lời chào.
  2. Chọn một dòng chủ đề làm người đọc muốn đọc thư của bạn. Hãy cho họ biết một số thông tin về chủ đề của bức thư.
  3. Trọng tâm hay luận điểm chính của bức thư cần phải rõ ràng. Nó có thể nằm ở câu đầu hoặc câu cuối của bức thư.
  4. Hãy thêm tên và thông tin về vị trí công việc cũng như về công ty của bạn nữa nhé.

Lợi ích và bất lợi của thư điện tử:
Lợi ích:

  • Nhanh
  • Ít trang trọng hơn so với một bức thư kinh doanh
  • Tiết kiệm chi phí

Bất lợi:

  • Người khác có thể đọc được thư điện tử vì, ví dụ như bức thư điện tử của bạn có thể bị chuyển tiếp cho người khác hoặc có người có thể xâm nhập vào tài khoản của bạn và đọc thư điện tử của bạn.
  • Thư điện tử có thể chứa vi-rút
  • Thư điện tử có thể không có cảm xúc hoặc có thể gây hiểu lầm.
  • Mọi người có thể bị quá tải bởi những bức thư điện tử và có thể không đọc được thư điện tử của bạn.
     

*** Đừng viết thư điện tử nếu điều đó phù hợp để giao tiếp bằng lời nói hơn.

Những điều bạn nên ghi nhớ khi viết một bức thư điện tử

  1.  Hãy ngắn gọn, đi đúng trọng tâm. Chỉ cung cấp những thông tin cần thiết. Đừng làm lãng phí thời gian của người nhận.
  2.   Sắp xếp bức thư điện tử của bạn như là bạn đang viết một bức thư thông thường. Nó nên có mở bài, thân bài, kết bài rõ ràng, mạch lạc.
  3.  Hãy viết với khán giả trong tâm trí. Ví dụ, hãy chắc chắn rằng mọi từ ngữ chuyên môn, biệt ngữ, những từ khó hiểu hay từ viết tắt được sử dụng trong bức thư điện tử của bạn có thể được hiểu bởi bất cứ người đọc nào. Ví dụ như, liệu một doanh nhân đến từ Canada có thể hiểu được những từ viết tắt như MRT, IRC hay TST hay không?
  4.  Hãy đọc và sửa lỗi bức thư điện tử của bạn về cách đánh vần, ngữ pháp và các dấu câu. Nếu việc đọc và sửa lỗi của bạn ở trên giấy tốt hơn, hãy in thư điện tử ra và kiểm tra nó. Những lỗi sai sẽ gây ra ấn tượng xấu. Nếu đó là một bức thư điện tử quan trọng, hãy nhờ một người đáng tin cậy đọc và sửa lỗi giúp bạn. Hãy chắc chắn rằng tên và địa chỉ là đúng trước khi bạn ấn nút "gửi".
  5.  Khi trả lời, hãy cắt bớt tin nhắn cũ để kích thước tin nhắn không bị quá lớn.
  6.  Hãy chắc chắn rằng những tệp đính kèm thực sự cần thiết. Nếu chúng quá lớn, hãy nhắc nhở người nhận rằng họ có thể tải chậm. Không bao giờ gửi một tệp đính kèm vào lần đầu tiên bạn kết nối với ai đó vì họ có thể nghĩ rằng đó là thư rác (spam).

Ngôn ngữ:

  1.  Dùng câu văn và đoạn văn đầy đủ, trọn vẹn.
  2.  Viết bằng Tiếng Anh đơn giản, dễ hiểu.
  3.  Mặc dù thư điện tử là một dạng giao tiếp kinh doanh ít trang trọng hơn, đừng dùng những từ viết tắt như "plz" hay "u". Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dùng những từ viết tắt thông dụng, được chấp nhận rộng rãi như FYI (For Your Information) trong những bức thư điện tử thông thường, ít trang trọng. Bạn cũng có thể dùng dạng rút gọn của một từ như "he'd" hoặc "we'll".
  4.  Sử dụng những quy tắc viết hoa chuẩn mực. Đừng viết tất cả đều là chữ cái viết hoa. Nó giống như bạn đang hét lên và sẽ thật thô lỗ khi viết như vậy.
  5.  Sử dụng giọng điệu phù hợp. Thư điện tử cần phải  vừa mang tính riêng tư, cá nhân nhưng cũng vừa mang tính chất kinh doanh. Thư điện tử có thể là một cách xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
  6.  Bạn có thể lựa chọn cá nhân hóa thư điện tử của bạn bằng cách thêm tên người vào dòng chủ đề (Subject) hoặc phần nội dung của thư điện tử.
  7.  Nếu bạn muốn nhận được lời hồi đáp, tốt nhất hãy kết thúc bằng câu:  ‘I look forward to hearing from you soon’(Tôi rất mong chờ phản hồi sớm từ bạn) hoặc 'I hope to hear back from you within the next few days’ (Tôi mong có thể nhận được lời hồi đáp từ bạn trong vài ngày tới).
  8.  Để kết thúc bức thư điện tử cho người mà bạn không biết rõ, bạn có thể dùng "Best regards" hoặc " Wish best wishes". Khi bạn không biết gì về người đó, hãy thêm cả họ và tên của bạn.