Cách viết một bức thư xin việc (How to write a cover letter)

Thư xin việc hay thư ứng tuyển (cover letter), cùng với CV, có thể là một yếu tố quyết định bạn có được nhận phỏng vấn hay không. Thư xin việc rất quan trọng vì nó là một ấn tượng đầu của nhà tuyển dụng tiềm năng. Hãy cá nhân hóa thư xin việc của bạn khi gửi từng nhà tuyển dụng và đừng nỗ lực tiết kiệm thời gian bằng cách gửi cùng một bức thư xin việc cho tất cả nhà tuyển dụng.
Thư xin việc không nên bao gồm những thông tin giống như sơ yếu lí lịch (CV) của bạn. Mục đích của nó là giải thích trình bày dữ liệu theo định hướng, một phiên bản thực tế của CV và có thêm cả dấu ấn cá nhân.
Bạn nên giải thích lí do tại sao bạn thích công việc và nơi làm việc. Hãy nghĩ về quan điểm của nới làm việc bạn đang ứng tuyển và điều chỉnh bức thư của bạn sao cho phù hợp với yêu cầu. Sau đó xác định những kĩ năng liên quan và kinh nghiệm gần đây của bạn. Thư của bạn nên thể hiện rằng bạn vô cùng hứng thú với vị trí này và cho thấy bạn biết rất nhiều về nơi làm việc mà bạn đang ứng tuyển.
Thư xin việc của bạn nên viết theo cấu trúc cơ bản của một bức thư tiêu biểu trong kinh doanh và nên rõ ràng từng đoạn văn nói về gì:

  • Tại sao bạn tại viết thư 
  • Bạn có gì để ứng tuyển
  • Cách bạn theo dõi thông tin

Trước khi bạn bắt đầu viết thư xin việc, hãy dành thời gian xem những mẫu thư xin việc khác nhau, ví dụ như mẫu sau:
Ví dụ về một bức thư xin việc
Flat 10C Block 11 
Toogood Plaza 
Shatin, NT HONG KONG 
23 June 20XX 
Ms Nicola Yeung Human Resources Manager Upmarket Retailing Pty Ltd 407 Thistle Rd Kwun Tong, Kowloon HONG KONG 
Dear Ms Yeung 
Subject: Application for the position of Sales Manager 
I am interested in the position of Sales Manager advertised in the South China Morning Post on 21 June 20XX. I am employed as an Assistant Sales Manager at Peta’s Fashion Goods. This position has given me ample opportunities over the past two summers to experience working in the area of sales, in particular women’s apparel. 
Previously I worked in women’s apparel at Wing Shing Store where I gained experience in petite size garments as well as in Japanese fashion. In my position as Assistant Sales Manager at Wing Shing Store, I regularly advised the manager on sales issues. 
A recent part-time course in sales I completed at The Vocational Centre has greatly increased my knowledge of the retail fashion industry in general and in Hong Kong in particular. My extensive experience as a Assistant Sales Manager also well qualifies me for this position of Sales Manager. 
I am enclosing my CV to provide you with more details of my sales experience and I hope you will consider me for this position. You can reach me at phoebechan1@hatmail.com or on (852) 2111 1111. I look forward to meeting you and discussing the position further. 
Yours sincerely 
Phoebe Chan 
Chan Kit Ying, Phoebe

Thông tin liên lạc của bạn: Địa chỉ đầy đủ (số điện thoại và địa chỉ thư điện tử)
Ngày tháng: Đầy đủ ngày tháng năm
Thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng (nếu có thể): Tên, chức vị. địa chỉ công ty
Lời chào: Kính gửi Ông/ Bà kèm họ của nhà tuyển dụng (nếu bạn biết)
Đoạn đầu tiên: Nói về vị trí bạn muốn ứng tuyển và nơi bạn tìm thấy công việc được đăng tuyển ....
Các đoạn giữa: Nói với nhà tuyển dụng những gì bạn có thể cống hiến. Nói về trình độ của bạn phù hợp với công việc mà bạn đang ứng tuyển như thế nào.
Đoạn cuối: Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã cân nhắc bạn cho vị trí ứng tuyển.
Kết thư: Trân trọng (Yours sincerely nếu bạn dùng tên ở phần lời chào và Yours faithfully nếu bạn không biết tên nhà tuyển dụng)
Chữ kí: Dùng chữ ký viết tay

Nội dung
Đoạn thứ nhất: Tại sao bạn viết thư?
Bạn có thể

  • viết để trả lời một quảng cáo việc làm.

Nếu bạn viết thư để trả lời một quảng cáo việc làm, hãy nói đến nơi bạn tìm ra vị trí này. Hãy nói cả về chức vị của vị trí đó. Bạn cũng có thể bày tỏ lòng nhiệt huyết của bạn đối với nơi làm việc và việc bạn nghĩ như thế nào về trình độ của bạn có thể đem đến điều gì đó cho tổ chức.
Ví dụ: I am writing to apply for the position of Sales Manager as advertised in the South China Morning Post on 21 June 20XX. I believe I am an excellent candidate for the position.(Tôi viết thư này để ứng tuyển vị trí Quản lý bán hàng đã được quảng cáo trên tờ South China Morning ngày 21 tháng 6 năm 20XX. Tôi tin rằng tôi là một ứng cử viên xuất sắc cho vị trí này.)

  • được giới thiệu với nhà tuyển dụng

Nếu bạn được giới thiệu bởi một người bạn hoặc người quen, hãy đề cập tên người đó ngay lập tức!

  • muốn hỏi về vị trí công việc còn trống ở công ty đó

Nếu bạn viết thư để tìm vị trí công việc còn trống, nêu một cách rõ ràng công việc bạn muốn. Bạn phải lấy được sự chú ý của người đọc.

Đoạn giữa: Thứ bạn có để ứng tuyển
Nếu bạn trả lời một quảng cáo, đề cập cụ thể đến vị trí được nói đến và giải thích trình độ, bằng cấp, khả năng, kinh nghiệm của bạn liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển như thế nào. Những đoạn văn của bạn cần có 3 thành phần sau:

  • Yêu cầu của công việc
  • Bằng chứng rằng bạn đáp ứng các yêu cầu; 
  • Một tuyên bố thuyết phục để khuyến khích họ tuyển dụng bạn

Bạn không phải chờ đến khi công việc mơ ước của bạn được quảng cáo mới ứng tuyển. Bạn có thể muốn làm việc cho một công ty cụ thể; trong trường hợp đó, bạn nên viết một lá thư thăm dò xem liệu công ty có bất kỳ vị trí còn trống nào không. Nếu bạn viết một lá thư thăm dò, hãy mô tả cách bạn sẽ đáp ứng nhu cầu của nhà tuyển dụng chứ không phải là tập trung vào những gì nhà tuyển dụng có thể cung cấp cho bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách đưa ra bằng chứng rằng bạn đã nghiên cứu nơi làm việc một cách kỹ lưỡng và rằng bạn đang sở hữu những kỹ năng sử dụng được trong môi trường làm việc đó.
Nhấn mạnh những thành tựu của bạn và kỹ năng giải quyết vấn đề. Thể hiện kiến thức và kĩ năng làm việc của bạn có thể chuyển dời và phù hợp với vị trí mà bạn đang ứng tuyển như thế nào.

Đoạn kết: Cách bạn theo dõi
Kết thúc bức thư của bạn bằng cách một lần nữa thể hiện niềm yêu thích của bạn với công việc. Hãy cho người ứng tuyển biết cách họ có thể liên lạc với bạn hoặc cách bạn sẽ theo sát thông tin, thường là bằng điện thoại. Đừng quên thêm số điện thoại của bạn hoặc địa chỉ email hoặc cả hai.
Ở phần kết luận, bạn có thể chỉ ra những tài liệu có sẵn theo yêu cầu nếu bạn chưa đề cập chúng trong CV. Và nếu bạn có giấy tờ, hồ sơ hoặc một bản viết mẫu để chứng minh trình độ, năng lực của bạn, hãy đưa chúng ra.
Ví dụ
Given my education, experience and personality, I feel I could contribute greatly to Upmarket Retailing Pty Ltd. Please do not hesitate to contact me on 9846 5214 should you have any queries. I look forward to hearing from you soon.
(Với kiến thức, kinh nghiệm và tính cách của tôi, tôi cảm thấy tôi có thể đóng góp lớn cho Công ty cổ phần nội bộ bán lẻ thượng hạng. Xin đừng ngại ngần liên lạc với tôi theo số 9846 5214 nếu bạn có bất kì câu hỏi gì. Tôi rất mong chờ câu trả lời từ bạn sớm.)

Những điều bạn cần nhớ khi viết thư xin việc

  • Viết thư trên giấy khổ A4 đơn giản
  • Dùng phông chữ đơn giản như Times New Roman, cỡ chữ 12
  • Hãy viết trong 1 trang giấy
  • Dùng các đoạn văn và nhiều khoảng trắng để chắc chắn rằng nó dễ đọc
  • Cẩn thận đọc và sửa lỗi ở bản thảo cuối cùng.