Cách viết một lịch trình cuộc họp (How to write a meeting agenda)

Lịch trình cuộc họp (Agenda) là một bản kế hoạch được viết để thấy được trình tự các đề tài được thảo luận trong cuộc họp. Nó làm cuộc họp diễn ra trôi chảy, hiệu quả mà không làm lãng phí thời gian của mọi người.
Ví dụ 1 về một lịch trình cuộc họp:
Agenda 
Weekly Team Meeting
Date:   12 October 20XX 
Time:   8:30am – 10:00am 
Place:   Conference Room, 1st floor 
Attendees: Alfred Woo (Chair), Tina Chan, Jack Cheung, Sue Clark, Alex Lam, Sophie Leung, Andrea So, Naomi Suen 
Minutes:  Jack Cheung
Items
1. Welcome and introduce new member Tina Chan 
2. Business Arising 
3. Office renovation – recommendations for new furniture 
4. Conference Planning – report from committee 
5. Social Committee – problem with event late-comers 
6. Charity Drive – report on donations 
7. AOB


Ví dụ 2 về một lịch trình cuộc họp:
Agenda 
Weekly Team Meeting
Date:   12 October 20XX 
Time:   8:30am – 10:00am 
Place:   Conference Room, 1st floor 
Attendees: Alfred Woo (Chair), Tina Chan, Jack Cheung, Sue Clark, Alex Lam, Sophie Leung, Andrea So, Naomi Suen 
Minutes:  Jack Cheung
Items 
1. Welcome and introduce new member Tina Chan                                            AW 5 minutes
2. Business Arising                                                                                              AW 20 minutes
3. Office Renovation – recommendations for new furniture                                NS 15 minutes
4. Conference Planning – report from committee                                               AL 20 minutes 
5. Social Committee – problem with event late-comers                                     SC 10 minutes 
6. Charity Drive – report on donations                                                               AS 5 minutes
7. AOB                                                                                                               (15 minutes)

Những điều cần nhớ:
1.Trước tiên, hãy tìm xem liệu nơi làm việc của bạn có bản mẫu cho một lịch trình cuộc họp hay không, nếu có, hãy dử sụng bản mẫu đó. Nếu không, hãy bắt đầu lịch trình cuộc họp của bạn với: 

  • Mục đích của cuộc họp
  • Ngày họp
  • Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp
  • Địa điểm họp
  • Người tham gia
  • Người ghi chép cuộc họp

Bạn cũng có thể thêm vào lịch trình cuộc họp thời gian xấp xỉ cho mỗi phần trong lịch trình- không quá 20 phút mỗi phần. Nếu có thể, các cuộc họp nên giới hạn trong 2 tiếng đồng hồ. Cuộc họp nên tiến hành theo lịch trình. Mọi sự thay đổi trong lịch trình cần được thông báo trước khi bắt đầu cuộc họp.

2. Hãy chắc chắn rằng mọi mục trong lịch trình được tiếp tục một cách logic từ mục khác. Bạn có thể xem lại lịch trình buổi họp trước. Bạn cũng có thể thêm tên của mỗi người chịu trách nhiệm về từng mục trong lịch trình cuộc họp.

3. Người chủ trì cuộc họp có thể bắt đầu với một câu trích dẫn truyền cảm hứng hoặc một vài loại thông điệp chào mừng. Theo sau đó có thể là  "Business Arising: - làm rõ hoặc tóm tắt phần thảo luận các mục trong cuộc họp trước.

4. Thêm mục câu hỏi ở cuối lịch trình cuộc họp, ví dụ như AOB (any other business- bất kỳ doanh nghiệp nào khác) nơi mà người tham gia có thể đưa ra các đề tài không có trong lịch trình cuộc họp.

5. Đừng để tất cả những mục khó, tốn thời gian ở cuối lịch trình. Hãy trải đều chúng xuyên suốt buổi họp.

6. Bạn có thể dành một số khoảng trống để ghi chép.

7. Gửi lịch trình buổi họp đi trước cuộc họp vài ngày để mọi người có thời gian để nghĩ về những vấn đề đó, điều này có thể tăng tốc quá trình họp.